Privatlivspolitik

Grundejerforeningen Bakkefrydgård Sommerlag

Tisvilde 23.05.2018

Grundejerforeningens dataansvar

Grundejerforeningen, som du er medlem af, behandler personoplysninger og har
derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvilke oplysninger, vi
behandler, samt hvordan vi behandler dine personoplysninger. Dette for at sikre en
fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for foreningens databehandling er, at foreningen kun behandler
almindelige personoplysninger til bestemte foreningsrelaterede formål og ud fra
berettigede (legitime) interesser. Foreningen behandler med andre ord kun
personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af foreningens
angivne formål.

Dine oplysninger slettes, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Grundejerforeningen er dataansvarlig, og foreningen sikrer, at dine
personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Til dette formål
har foreningen udpeget en dataansvarlig, der kan kontaktes, såfremt du f.eks. har
spørgsmål.

Kontaktoplysninger på foreningens dataansvarlige:
Foreningens CVR-nr: 34794774
Kontaktperson: Günter Englmayer
Adresse: Belvederevej 12B 4.. th.
Postnummer: 3000 Helsingør

Behandling af personoplysninger

Foreningen behandler følgende personoplysninger:
 Almindelige personoplysninger på medlemmer:
o Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, foreningsadresse,
postadresse, indmeldelsesdato samt evt. telefonnummer, e-mailadresse, og
kontingentbetalinger, byggetilladelser, og henvendelser vedrørende
foreningen og ejendommen.

  • Ved foreningsadresse forstås adressen på ejendommen, der er beliggende i
    foreningens område.
  • Ved postadresse forstås den adresse, som du har oplyst som kontaktadresse,
    såfremt du ikke bor på foreningsadressen.

Her indsamler foreningen oplysninger fra

Normalt får foreningen oplysningerne fra dig eller fra ejendomsformidlere på dine
vegne, telefonfortegnelser og tinglysningssystemet og lignende alment tilgængelige
systemer.
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Foreningen behandler kun dine personoplysninger til bestemte formål, når foreningen
har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
 Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger
 At det er nødvendigt for at opfylde dit medlemskab af foreningen
 Behandling, der måtte følge af lovkrav
 Behandling, der måtte kræve nærmere samtykke fra dig i den pågældende
situation.
Formål med behandling af medlemsoplysninger:
 Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning,
indkaldelse til generalforsamling, regnskab, udsendelse af
generalforsamlingsreferat, udsendelse af meddelelser vedrørende
foreningen og om forhold og aktiviteter i området/kommunen af relevans
for foreningen.
 Som led i foreningens aktiviteter
 Administration af din relation til foreningen
Foreningen behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang foreningen behandler dine medlemsoplysninger, vil denne behandling
udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
 Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til foreningens pligter jf.
vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
 Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning af og registrering af
betaling af kontingent, evt. forfølgning af restancer, herunder retslig
inkasso, byggetilladelser, og henvendelser vedrørende foreningen og
ejendommen
 Af praktiske og administrative hensyn, herunder bestemmelser i
regnskabslovgivningen, opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i en
periode efter din udmeldelse af foreningen.
Samtykke
Foreningens behandling af dine personoplysninger baserer sig (jf.
databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1) på et andet lovligt grundlag end
samtykke, primært interesseafvejningsreglen.
Videregivelse af dine personoplysninger
Foreningen videregiver ikke personoplysninger til virksomheder til markedsføring.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Foreningen opbevarer dine personoplysninger i henhold til følgende kriterier:
 Af praktiske og administrative hensyn, herunder bestemmelser i
regnskabslovgivningen, opbevarer foreningen dine almindelige
medlemsoplysninger i op til 5 år efter kalenderåret for ophør af
medlemskab. Er der tale om byggetilladelser eller korrespondance
vedrørende ejendommen, f.eks. beplantning uden for skel eller over
drænledning eller andre oplysninger som er nødvendige, slettes disse
oplysninger først når ejendommen ikke længere hører under foreningen.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter Persondataforordningen, når foreningen
behandler personoplysninger om dig:
• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod foreningens
behandling, ved at henvende dig til foreningens dataansvarlige. Den dataansvarliges
kontaktoplysninger finder du øverst i dokumentet.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine
personoplysninger, undersøger foreningen, om betingelserne er opfyldt, og
gennemfører i så fald de nødvendige ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks.
Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Foreningen forbeholder sig retten til at foretage ændringer i nærværende
privatlivspolitik fra tid til anden.
Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret.
Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på foreningens
hjemmeside.
Du vil ikke modtage særskilt meddelelse om ændringer, men må holde dig orienteret
på foreningens hjemmeside.

Revisionshistorik

Dokumentet er udarbejdet af grundejerforeningen, 1. udgave, 23. maj 2018.